Verwerkersovereenkomst.

1. Partijen

Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen de salon die een account op Trimplan aanmaakt (hierna “de salon” of “jij”), als verwerkingsverantwoordelijke, en Trimplan (KvK 67698026), Uiterwaardenstraat 30, 8081HJ Elburg, hierna “Trimplan” of “wij”, als verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Waar het over gaat

Jij zet in Trimplan gegevens van je klanten en hun dieren. Jij bepaalt welke gegevens dat zijn en waarvoor je ze gebruikt; wij bewaren en verwerken ze alleen om Trimplan voor je te laten werken. Deze overeenkomst legt vast wat wij daarbij wel en niet mogen.

• Doel: het leveren van Trimplan: agenda, klanten en dieren, trimkaarten en foto’s, facturen en betalingen, berichten per e-mail en WhatsApp, online boeken, rapporten en reservekopieën.
• Soorten gegevens: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van klanten; gegevens van hun dieren (naam, ras, gewicht, gezondheid en gedrag voor zover je die vastlegt, foto’s); afspraken, trimkaarten, facturen en betaalstatus; de inhoud van berichten die via Trimplan worden verstuurd en ontvangen (ook WhatsApp-gesprekken en de foto’s daarin). Van je teamleden: naam, e-mailadres en uren, en alleen als je de loonmodule gebruikt ook adres, geboortedatum, dienstverband, loon, rekeningnummer en BSN.
• Betrokkenen: je klanten en, via de gegevens van hun dieren, indirect hun huishouden; je teamleden voor zover zij in Trimplan staan.
• Duur: zolang je een account hebt, plus de bewaartermijn na het einde in artikel 10.

3. Wat wij doen en niet doen

• We verwerken de gegevens alleen volgens jouw instructies: dat zijn deze overeenkomst, de voorwaarden en wat je zelf in Trimplan doet en instelt. Verplicht een wet ons om iets anders te doen, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij dat niet mag.
• We gebruiken de gegevens nooit voor eigen doelen: niet voor marketing, niet om te verkopen, niet om er modellen op te trainen. Geanonimiseerde tellingen (hoeveel afspraken per dag over alle salons) gebruiken we wel om Trimplan te verbeteren; daar is geen klant of dier in te herkennen.
• Iedereen die bij Trimplan met de gegevens werkt is tot geheimhouding verplicht. In de praktijk is dat alleen wie het platform onderhoudt, en alleen als het nodig is om een storing of een vraag van jou op te lossen.
• De database, de foto’s en het platform staan in de Europese Unie. Een paar subverwerkers zijn Amerikaanse bedrijven of verwerken ook buiten de EU; die zetten we alleen in met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt, zoals het EU-VS-gegevensbeschermingskader of modelcontracten (artikel 6).

4. Wat jij doet

• Jij staat ervoor in dat je de gegevens mag vastleggen en gebruiken: je vertelt je klanten wat je bewaart (een eigen privacyverklaring), en je vraagt toestemming waar dat nodig is, bijvoorbeeld voor foto’s die je buiten Trimplan wilt gebruiken.
• Je legt niet meer vast dan nodig is, en geen gevoelige gegevens over mensen (gezondheid, BSN van klanten, kopieën van identiteitsbewijzen).
• Je zorgt dat alleen je eigen teamleden een inlog hebben, elk met een eigen account, en je haalt de toegang weg van wie vertrekt.
• Zet je de Assistent op WhatsApp of de WhatsApp-koppeling aan, dan is dat jouw instructie aan ons om de berichten daarvoor te verwerken.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (AVG artikel 32). Nu zijn dat onder meer:

• Versleutelde verbindingen (https) tussen je browser, het platform en de database.
• Elke salon ziet alleen zijn eigen gegevens; dat wordt in de database zelf afgedwongen (rijniveaubeveiliging), niet alleen in het scherm.
• Inloggen met een eigen account per teamlid; elk account kan tweestapsverificatie aanzetten, en eigenaren raden we dat dringend aan.
• Sleutels van koppelingen (WhatsApp, Mollie, e-mail) alleen op de server en in het scherm nooit terug te lezen; de database is versleuteld opgeslagen. Het BSN van medewerkers staat daarbovenop apart versleuteld.
• Elke nacht een reservekopie per salon, dertig dagen bewaard, in een afgeschermde opslag.
• Foutbewaking: storingen worden automatisch bij ons gemeld, zodat we ze snel kunnen opvolgen.

Beveiliging staat nooit stil; we passen maatregelen aan als dat nodig is en verlagen het niveau niet zonder je dat te laten weten.

6. Wie ons helpt (subverwerkers)

Trimplan draait niet op eigen servers. Voor deze onderdelen schakelen we andere bedrijven in, en jij geeft daar met deze overeenkomst toestemming voor:

• Supabase — database, opslag van foto’s en het inloggen. Servers in de Europese Unie (Ierland).
• Vercel — het draaien van de website en het platform. Servers in Frankfurt; Amerikaans bedrijf, onder het EU-VS-gegevensbeschermingskader.
• Resend — het versturen van e-mail (bevestigingen, herinneringen, facturen). Verwerkt in de EU en de VS onder het EU-VS-gegevensbeschermingskader.
• WaSender — het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten namens de salon, met het eigen nummer van de salon. Alleen als je WhatsApp koppelt; kan ook buiten de EU verwerken.
• Mollie — betaallinks en automatische incasso bij facturen; Mollie verwerkt de betaalgegevens zelf en heeft daarvoor een eigen privacyverklaring. Nederland.
• Anthropic — de Assistent: het appje van de klant en de laatste berichten van dat gesprek gaan naar een taalmodel dat er een antwoord bij schrijft. Alleen als je de assistent aanzet. En het invullen van de trimkaart uit je verhaal (alleen de tekst die je zelf instuurt, met de naam en het ras van de hond) en Regel het (alleen je eigen zin, zonder klantgegevens). Er wordt niet mee getraind; de teksten bewaren we hooguit drie dagen. Verwerkt in de EU en de VS onder het EU-VS-gegevensbeschermingskader.

Willen we een subverwerker toevoegen of vervangen, dan mailen we dat minstens dertig dagen vooraf aan het e-mailadres van je salon. Heb je daar gegronde bezwaren tegen, dan kun je het abonnement opzeggen vóórdat de wijziging ingaat; je gegevens neem je dan mee. Moet een subverwerker met spoed vervangen worden, omdat hij uitvalt of niet meer veilig is, dan mag dat sneller en hoor je het meteen. Wij leggen onze subverwerkers dezelfde plichten op als in deze overeenkomst en blijven tegenover jou verantwoordelijk voor wat zij doen.

7. Rechten van je klanten

Vraagt een klant je om inzage, correctie, verwijdering of een kopie van zijn gegevens, dan kun je dat zelf in Trimplan afhandelen: elke klant- en dierkaart is te bekijken, te wijzigen en te verwijderen, en de export bij Instellingen → Onderhoud geeft alles in één keer. Lukt iets niet, dan helpen we binnen vijf werkdagen. Vraagt een klant het rechtstreeks aan ons, dan sturen we hem door naar jou en handelen we niets zelf af.

8. Als er iets misgaat (datalek)

Ontdekken wij een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens van je klanten betrokken kunnen zijn, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan het e-mailadres van je salon, met wat we weten: wat er is gebeurd, welke gegevens en klanten het waarschijnlijk betreft, wat we eraan gedaan hebben en wat jij kunt doen. Jij beoordeelt of je de Autoriteit Persoonsgegevens en je klanten moet informeren; wij leveren daarvoor de informatie aan, maar doen die meldingen niet namens jou.

9. Controle

Je mag ons vragen hoe we deze overeenkomst naleven. We beantwoorden die vragen schriftelijk en leveren de informatie aan die je redelijkerwijs nodig hebt. Wil je (of je toezichthouder) een controle ter plaatse of door een onafhankelijke deskundige, dan kan dat hoogstens één keer per jaar en kondig je het minstens dertig dagen vooraf aan. We overleggen over wie, wanneer en hoe; de deskundige tekent voor geheimhouding en krijgt geen toegang tot gegevens van andere salons. De kosten zijn voor jou, tenzij de controle een wezenlijke tekortkoming van ons aantoont.

10. Einde van het abonnement

• Na het einde van het abonnement kun je nog dertig dagen inloggen om alles te exporteren (klanten, dieren, afspraken, trimkaarten, foto’s, facturen).
• Daarna verwijderen we de gegevens van je salon; uit de reservekopieën verdwijnen ze vanzelf binnen de bewaartermijn van dertig dagen. Wat jij zelf wettelijk moet bewaren (je administratie, zeven jaar) download je dus vooraf. Alleen wat wij wettelijk moeten bewaren (onze eigen facturen aan jou, zeven jaar) blijft staan.
• Op verzoek bevestigen we schriftelijk dat de verwijdering is gedaan.

11. Aansprakelijkheid en overige afspraken

Voor aansprakelijkheid gelden de algemene voorwaarden, ook voor schade die met persoonsgegevens te maken heeft. Ieder draagt de boetes die een toezichthouder hem zelf oplegt. Spreken deze overeenkomst en de voorwaarden elkaar tegen op een punt dat over persoonsgegevens gaat, dan gaat deze overeenkomst voor. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

12. Wijzigingen

Verandert de wet of onze werkwijze, dan passen we deze tekst aan. Een nieuwe versie mailen we minstens dertig dagen vooraf; de versie waarmee je akkoord bent gegaan staat bij Instellingen → Salon → Abonnement.

Contact

Vragen over deze overeenkomst? Mail naar info@trimplan.nl.