Privacyverklaring.

Wie is verantwoordelijk

Trimplan is software voor trimsalons, gemaakt en aangeboden door Trimplan. Vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je stellen via info@trimplan.nl.

Twee rollen

Trimplan verwerkt gegevens op twee manieren, en dat maakt uit voor wie waarvoor verantwoordelijk is.

• Verantwoordelijke voor de gegevens van salons die een account hebben of contact opnemen (naam, e-mailadres, telefoonnummer, salonnaam, inloggegevens, facturatie) en voor deze website.
• Verwerker voor de klant- en dierengegevens die een salon in het platform zet: klanten, honden, afspraken, trimkaarten, foto’s, berichten en facturen. De salon bepaalt wat er wordt vastgelegd en is daarvoor verantwoordelijk; Trimplan bewaart en verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de salon. Een verwerkersovereenkomst sturen we op verzoek toe.

Welke gegevens we verwerken

Van salons (accounts)

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de eigenaar en de teamleden.
• Naam, adres, KvK- en btw-nummer van de salon, voor de facturen.
• Inloggegevens: een versleuteld wachtwoord en de code voor tweestapsverificatie.
• Wat er in het platform gebeurt (een logboek van wijzigingen), zodat een salon kan terugzien wie wat deed.

Van klanten van salons (in opdracht van de salon)

• Naam, telefoonnummer, e-mailadres en adres van het baasje.
• Gegevens van de hond: naam, ras, geboortedatum, gewicht, vaccinaties en bijzonderheden.
• Afspraken, trimkaarten met verslag en foto’s, berichten via WhatsApp en e-mail, facturen en betalingen.

Van bezoekers van deze website

• Wat je in het contactformulier invult: naam, salon, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht.
• Om misbruik van het formulier tegen te gaan tellen we kort hoeveel berichten er van één adres komen. Het adres zelf bewaren we niet; alleen een onherkenbare afgeleide, en die is na een paar minuten weg.

Waarvoor en op welke grond

• Het platform leveren: agenda, trimkaarten, facturen en berichten laten werken. Grondslag: de overeenkomst met de salon.
• Berichten aan klanten versturen (bevestiging, herinnering, verslagje, factuur) namens de salon. Grondslag: de overeenkomst tussen de salon en haar klant, en het gerechtvaardigd belang van de salon om afspraken te bevestigen.
• Contact na een bericht via de website. Grondslag: jouw verzoek.
• Beveiliging en misbruik voorkomen: inlogpogingen, tweestapsverificatie, het beperken van het aantal verzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Wettelijke plichten, zoals het bewaren van facturen voor de Belastingdienst.

Hoelang we bewaren

• Accountgegevens van een salon: zolang het abonnement loopt, en daarna nog 12 maanden voor als de salon terugkomt, tenzij de salon eerder om verwijdering vraagt.
• Klant- en dierengegevens van een salon: zolang de salon ze bewaart. Verwijdert de salon een klant of hond, dan verdwijnt die uit het platform; na het einde van het abonnement wissen we alle gegevens van de salon, na een export als de salon daarom vraagt.
• Facturen en betalingen: 7 jaar, de wettelijke bewaartermijn.
• Berichten via het contactformulier: tot het contact is afgerond, hoogstens 12 maanden.

Wie ons helpt (verwerkers)

We gebruiken een klein aantal diensten om Trimplan te laten werken. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van gegevens.

• Supabase — database, opslag van foto’s en het inloggen. Servers in de Europese Unie (Ierland).
• Vercel — het draaien van de website en het platform. Servers in Frankfurt.
• Resend — het versturen van e-mail (bevestigingen, herinneringen, facturen).
• WaSender — het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten namens de salon, met het eigen nummer van de salon.
• Mollie — betaallinks bij facturen. Mollie verwerkt de betaalgegevens zelf en heeft daarvoor een eigen privacyverklaring.

We verkopen geen gegevens en delen ze met niemand anders, behalve als de wet dat vraagt.

Cookies

Trimplan gebruikt alleen functionele cookies en opslag in je browser: één om je ingelogd te houden en één om je gekozen thema (licht of donker) te onthouden. Geen advertenties, geen tracking, geen cookies van derden. Daarom hoeven we je ook niet om toestemming te vragen met een cookiebalk.

Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Eigenaren en beheerders loggen in met tweestapsverificatie.
• Elke salon ziet alleen haar eigen gegevens; dat is in de database zelf afgedwongen, niet alleen in het scherm.
• Elke dag wordt een reservekopie gemaakt.
• Sleutels van koppelingen (WhatsApp, Mollie, e-mail) staan versleuteld en alleen op de server.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, en je mag ze in een leesbaar bestand meekrijgen. Ben je klant van een trimsalon die Trimplan gebruikt, neem dan eerst contact op met de salon: die beheert je gegevens. Heb je een account bij Trimplan of heb je ons via de website benaderd, mail dan naar info@trimplan.nl. We reageren binnen een maand. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de datum bovenaan bij. Bij een grote wijziging krijgen salons daar bericht van.

Contact

Trimplan · info@trimplan.nl