Privacyverklaring.

Wie is verantwoordelijk

Trimplan is software voor trimsalons, gemaakt en aangeboden door Trimplan (KvK 67698026), Uiterwaardenstraat 30, 8081HJ Elburg. Vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je stellen via info@trimplan.nl.

Twee rollen

Trimplan verwerkt gegevens op twee manieren, en dat maakt uit voor wie waarvoor verantwoordelijk is.

• Verantwoordelijke voor de gegevens van salons die een account hebben of contact opnemen (naam, e-mailadres, telefoonnummer, salonnaam, inloggegevens, facturatie) en voor deze website.
• Verwerker voor de klant- en dierengegevens die een salon in het platform zet: klanten, honden, afspraken, trimkaarten, foto’s, berichten en facturen, en voor wat een salon over haar eigen medewerkers vastlegt (uren, en loongegevens als de loonmodule aanstaat). De salon bepaalt wat er wordt vastgelegd en is daarvoor verantwoordelijk; Trimplan bewaart en verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de salon. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens we verwerken

Van salons (accounts)

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de eigenaar en de teamleden.
• Naam, adres, KvK- en btw-nummer van de salon, voor de facturen.
• Inloggegevens: een versleuteld wachtwoord en, als je die aanzet, de code voor tweestapsverificatie.
• Zet je pushmeldingen aan, dan bewaren we het adres van je apparaat bij de pushdienst van je browser (Apple, Google of Mozilla). De melding zelf loopt via die dienst.
• Koppelt een teamlid zijn privéagenda, dan lezen we daaruit de bezette tijden (en de titels, als hij daarvoor kiest), zodat er niet dubbel geboekt wordt.
• Wat er in het platform gebeurt (een logboek van wijzigingen), zodat een salon kan terugzien wie wat deed.

Van klanten van salons (in opdracht van de salon)

• Naam, telefoonnummer, e-mailadres en adres van het baasje.
• Gegevens van de hond: naam, ras, geboortedatum, gewicht, vaccinaties en bijzonderheden.
• Afspraken, trimkaarten met verslag en foto’s, berichten via WhatsApp en e-mail, facturen en betalingen.
• Bij het invullen van een adres zoeken we postcode en huisnummer op bij het Kadaster (PDOK). Er gaat geen naam mee.

Van medewerkers van salons (in opdracht van de salon)

• Naam, e-mailadres, gewerkte uren en wat iemand in het platform doet.
• Alleen als de salon de loonmodule gebruikt: adres, geboortedatum, gegevens van het dienstverband, loon, rekeningnummer en het burgerservicenummer (BSN). Het BSN is nodig voor de loonstrook en de jaaropgaaf; het staat apart versleuteld en is in het scherm afgeschermd.

Van bezoekers van deze website

• Wat je in het contactformulier invult: naam, salon, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht.
• Om misbruik van het formulier tegen te gaan tellen we kort hoeveel berichten er van één adres komen. Het adres zelf bewaren we niet; alleen een onherkenbare afgeleide, en die is na een paar minuten weg.
• We tellen paginaweergaven zonder cookies en zonder je te volgen (Vercel Web Analytics): we zien hoeveel bezoek een pagina krijgt, niet wie jij bent.

Waarvoor en op welke grond

• Het platform leveren: agenda, trimkaarten, facturen en berichten laten werken. Grondslag: de overeenkomst met de salon.
• Berichten aan klanten versturen (bevestiging, herinnering, verslagje, factuur) namens de salon. Grondslag: de overeenkomst tussen de salon en haar klant, en het gerechtvaardigd belang van de salon om afspraken te bevestigen.
• Contact na een bericht via de website. Grondslag: jouw verzoek.
• Contact houden met salons die Trimplan geprobeerd hebben. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang; je kunt je hier altijd voor afmelden.
• Beveiliging en misbruik voorkomen: inlogpogingen, tweestapsverificatie, het beperken van het aantal verzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Loonstroken en jaaropgaven maken voor een salon die dat wil. Grondslag: de wettelijke plicht van de salon als werkgever.
• Wettelijke plichten, zoals het bewaren van onze eigen facturen voor de Belastingdienst.

Hoelang we bewaren

• Accountgegevens van een salon: zolang het abonnement loopt, en daarna nog 30 dagen zodat de salon alles kan downloaden. Daarna verwijderen we ze, of eerder als de salon daarom vraagt.
• Klant- en dierengegevens van een salon: zolang de salon ze bewaart. Verwijdert de salon een klant of hond, dan verdwijnt die uit het platform; na het einde van het abonnement kan de salon alles nog 30 dagen downloaden, daarna wissen we alle gegevens van de salon.
• De gegevens van een proefperiode waarna geen pakket is gekozen: 30 dagen na het einde van de proef verwijderen we alles wat de salon in Trimplan heeft gezet (klanten, honden, afspraken, foto’s, berichten) en de inlog. Wat we bewaren is de naam van de salon en de contactgegevens waarmee je je aanmeldde (naam, e-mailadres, telefoonnummer, plaats), hoogstens twee jaar, zodat we weten wie Trimplan geprobeerd heeft en contact kunnen houden. Wil je dat niet, mail ons dan en we halen ook dat weg.
• Onze eigen facturen aan salons: 7 jaar, de wettelijke bewaartermijn. De facturen die een salon aan haar klanten stuurt zijn van de salon; die bewaart de salon zelf en downloadt ze vóór het einde van het abonnement.
• Reservekopieën: 30 dagen.
• Berichten via het contactformulier: tot het contact is afgerond, hoogstens 12 maanden.

Wie ons helpt (verwerkers)

We gebruiken een klein aantal diensten om Trimplan te laten werken. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van gegevens.

• Supabase — database, opslag van foto’s en het inloggen. Servers in de Europese Unie (Ierland).
• Vercel — het draaien van de website en het platform. Servers in Frankfurt; Amerikaans bedrijf, onder het EU-VS-gegevensbeschermingskader.
• Resend — het versturen van e-mail (bevestigingen, herinneringen, facturen). Verwerkt in de EU en de VS onder het EU-VS-gegevensbeschermingskader.
• WaSender — het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten namens de salon, met het eigen nummer van de salon. Alleen als je WhatsApp koppelt; kan ook buiten de EU verwerken.
• Mollie — betaallinks en automatische incasso bij facturen; Mollie verwerkt de betaalgegevens zelf en heeft daarvoor een eigen privacyverklaring. Nederland.
• Anthropic — de Assistent: het appje van de klant en de laatste berichten van dat gesprek gaan naar een taalmodel dat er een antwoord bij schrijft. Alleen als je de assistent aanzet. En het invullen van de trimkaart uit je verhaal (alleen de tekst die je zelf instuurt, met de naam en het ras van de hond) en Regel het (alleen je eigen zin, zonder klantgegevens). Er wordt niet mee getraind; de teksten bewaren we hooguit drie dagen. Verwerkt in de EU en de VS onder het EU-VS-gegevensbeschermingskader.

De database, de foto’s en het platform zelf staan in de Europese Unie. Een paar van deze partijen zijn Amerikaanse bedrijven of verwerken ook buiten de EU; dat gebeurt alleen met de waarborgen die de wet daarvoor vraagt (het EU-VS-gegevensbeschermingskader of modelcontracten van de Europese Commissie). We verkopen geen gegevens en delen ze met niemand anders, behalve als de wet dat vraagt.

De Assistent

Een salon kan een assistent aanzetten die WhatsApp-vragen van klanten beantwoordt. Staat die aan, dan gaat het bericht van de klant met de laatste berichten van dat gesprek naar een taalmodel van Anthropic, samen met de prijslijst en de openingstijden van de salon. Als het nummer bij een klant hoort, gaan ook de voornaam, de namen en rassen van de honden en de datum van de vorige en de eerstvolgende afspraak mee — niet meer dan dat. Foto’s, adressen, e-mailadressen, facturen en wat er over de gezondheid van een hond genoteerd staat gaan nooit mee.

Er wordt niet met die berichten getraind. Bij het eerste antwoord in een gesprek staat dat het een automatisch antwoord is, en wie mens terugtypt krijgt vanaf dat moment alleen nog de salon zelf. De assistent boekt of verzet nooit zelf een afspraak. Bij een klacht, iets over de gezondheid van een hond of een vraag waar hij het antwoord niet van weet, zwijgt hij en krijgt de salon een seintje. Staat de assistent uit, dan gaat er niets van jouw gesprek naar een taalmodel.

De trimkaart uit je verhaal

Op de trimkaart kan een trimster vertellen hoe de beurt ging; Trimplan zet dat in de vakken van de kaart. Alleen als ze op Kaart invullen drukt, gaat haar tekst naar hetzelfde taalmodel van Anthropic, samen met de naam en het ras van de hond, wat er al op de kaart stond en de namen van de toeslagen van de salon. De naam van het baasje, adressen, telefoonnummers, foto’s en facturen gaan niet mee. Er wordt niet mee getraind. Trimplan slaat niets zelf op: de trimster kijkt na wat er staat en bewaart de kaart.

Bij Regel het (ziek melden, vrij zetten of uitloop doorgeven) gaat alleen de zin van de trimster zelf naar het taalmodel, en alleen als Trimplan hem niet met gewone regels begrijpt. Er gaan geen gegevens van klanten of honden mee; welke klanten een bericht krijgen, en welke nieuwe tijd daarin wordt voorgesteld, zoekt Trimplan daarna zelf op in de agenda, zonder taalmodel.

Wat er naar het taalmodel ging en wat er terugkwam bewaren we hooguit drie dagen, om een fout te kunnen nakijken. Dat geldt ook voor de Assistent op WhatsApp. Staat die op “meelezen”, dan bewaart de salon het antwoord dat hij geschreven heeft dertig dagen in haar eigen omgeving, zodat ze kan nakijken wat hij gezegd zou hebben; daarna gaat het weg.

Cookies

Trimplan gebruikt alleen functionele cookies en opslag in je browser: één om je ingelogd te houden en één om je gekozen thema (licht of donker) te onthouden. Geen advertenties, geen tracking, geen cookies van derden. Daarom hoeven we je ook niet om toestemming te vragen met een cookiebalk.

Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Elk account kan tweestapsverificatie aanzetten; eigenaren raden we dat dringend aan.
• Elke salon ziet alleen haar eigen gegevens; dat is in de database zelf afgedwongen, niet alleen in het scherm.
• Elke dag wordt een reservekopie gemaakt.
• Sleutels van koppelingen (WhatsApp, Mollie, e-mail) staan alleen op de server en zijn in het scherm nooit terug te lezen; de database is versleuteld opgeslagen.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, en je mag ze in een leesbaar bestand meekrijgen. Ben je klant van een trimsalon die Trimplan gebruikt, neem dan eerst contact op met de salon: die beheert je gegevens. Heb je een account bij Trimplan of heb je ons via de website benaderd, mail dan naar info@trimplan.nl. We reageren binnen een maand. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan en zetten we de datum bovenaan bij. Bij een grote wijziging krijgen salons daar bericht van.

Contact

Trimplan, Uiterwaardenstraat 30, 8081HJ Elburg · info@trimplan.nl